Peopleware – Chương 9: Tiết kiệm chi phí mặt bằng

Nếu tổ chức của của bạn giống với những tổ chức được chúng tôi nghiên cứu trong ba cuộc điều tra hàng năm gần đây, xu hướng môi trường là giảm bớt riêng tư, thu hẹp không gian, và ồn ào hơn. Dĩ nhiên, lý do hiển nhiên cho tình trạng này là chi phí. Một xu tiết kiệm từ không gian làm việc là một xu thu về từ nhân viên, hay đại loại như thế. Ai ra phán quyết đó là đã phạm tội khi thực hiện nghiên cứu chi phí/lợi ích mà không thấy lợi từ việc nghiên cứu lợi ích. Họ chỉ thấy bên chi phí mà không thấy bên lợi ích. Chắc chắn rằng tiền tiết kiệm do giảm chi phí mặt bằng là hấp dẫn, nhưng so với cái gì? Câu trả lời hiển nhiên là tiền tiết kiệm phải so sánh với rủi ro hiệu quả bị giảm.

Với áp lực hiện nay về chi phí mặt bằng, thật ngạc nhiên khi người ta ít quan tâm so sánh giữa khả năng tiết kiệm và rủi ro tiềm tàng. Chi phí mặt bằng cho một người phát triển chỉ chiếm phần nhỏ so với tiền lương trả cho người đó. Nhỏ bao nhiêu sẽ phụ thuộc vào các nhân tố như giá trị bất động sản, mức lương, và sách lược đi thuê so với mua đứt. Nói chung, nó di dịch từ 6% đến 16%. Với một lập trình viên/phân tích viên làm việc trong một công ty sở hữu mặt bằng, bạn cần dự kiến phải trả trực tiếp 15 dollars cho nhân viên đó ứng với mỗi dollar bạn chi cho mặt bằng và tiện nghi. Nếu bạn sổ sung thêm phúc lợi nhân viên, tổng đầu tư cho nhân viên có thể dễ dàng gấp 20 lần chi phí mặt bằng cho họ.

Tỉ lệ 20:1 cho thấy việc giảm chi phí mặt bằng là có rủi ro. Những nỗ lực tiết kiệm một phần nhỏ phía 1 dollar có thể khiến bạn phải hy sinh một phần lớn ở phía 20. Người quản lý cẩn trọng không thể di dời nhân viên về những nơi rẻ hơn, ồn ào hơn, và đông đúc hơn nếu ban đầu chưa đánh giá xem liệu hiệu quả làm việc có bị giảm sút hay không. Như vậy, bạn có thể kỳ vọng rằng người lập kế hoạch thực hiện việc di dời sẽ phải phân tích hiệu suất hết sức cẩn thận. Nếu không làm vậy thì đó là một minh họa cho sự thiếu quan tâm vô trách nhiệm đối với yếu tố môi trường.

Dịch bệnh lan tràn

Không may, nạn hờ hững vô trách nhiệm với môi trường là bình thường trong thời đại chúng ta. Ta thể hiện điều đó qua tình trạng hủy hoại tài nguyên thiên nhiên, cho nên chuyện thiết kế không gian làm việc cũng vậy thôi. Trong một truyện khoa học viễn tưởng, John Brunner miêu tả nạn ô nhiễm không khí, đất đai, và nguồn nước tiếp diễn đến cuối thế kỷ tới. Cho dù nạn ô nhiễm có tệ đến đâu, hầu như không một ai phàn nàn. Giống như bầy cừu khổng lồ ung dung, cư dân trong thế giới của Brunner làm ngơ trước thực trạng, cuối cùng đến khi không còn khả năng sống sót. Chỉ như vậy thì họ mới để ý. Brunner đặt tên cho quyển sách của mình là Con Cừu Ngẩng Mặt.

Nhân viên văn phòng Hoa Kỳ chỉ ngẩng mặt một tí ti khi môi trường làm việc của họ suy biến đến mức tồi tệ. Cách đây không lâu, họ làm việc trong các văn phòng 2-3 người có vách ngăn, có cửa ra vào, và cửa sổ. (Bạn còn nhớ vách ngăn, cửa ra vào, và cửa sổ phải không?) Trong không gian đó, nhân viên được yên tĩnh làm việc và hội họp với đồng nghiệp mà không làm phiền người khác.

Như vậy, chẳng cần cảnh báo, không gian làm việc không vách ngăn giống như dịch bệnh đang lan tràn. Những người biện hộ cho kiểu bố trí mới đưa ra không ít bằng chứng cho rằng năng suất không bị ảnh hưởng. Thật sự thì không phải vậy. Độ đo năng suất là thứ phức tạp và khó nắm bắt. Nó phải được áp dụng khác nhau trong từng môi trường làm việc khác nhau. Cần phải có chuyên môn, nghiên cứu cẩn thận, và thu thập rất nhiều dữ liệu.

Người đề xuất không gian làm việc không vách ngăn đã không làm tốt công việc. Nhưng họ nói rất hay. Họ lảng tránh vấn đề năng suất có thể giảm sút bằng cách mạnh miệng tuyên bố rằng kiểu bố trí mới có thể cải thiện năng suất rất nhiều, đến 300%. Họ có nhiều bài viết, phần lớn là vô căn cứ. Họ dùng những tiêu đề rất kêu như tiêu đề của một bài trong tạp chí Quản lý Dữ liệu: “Môi trường không vách ngăn đẩy mạnh năng suất làm việc.” Sau tiêu đề đó, tác giả đi thẳng vào trọng tâm vấn đề:

Các lĩnh vực xem xét cơ bản khi thiết kế văn phòng không vách ngăn trong môi trường xử lý thông tin là: khả năng phân phối điện của hệ thống, khả năng hỗ trợ máy tính và dịch vụ của nhà sản xuất cũng như thương gia.

Chấm hết. Vậy đó. Đó là tất cả “các lĩnh vực xem xét cơ bản.” Không lời nào đề cập đến con người làm việc trong không gian đó.

Thiếu vắng trong bài viết đó và những bài viết tương tự là khái niệm năng suất của nhân viên. Chẳng có bằng chứng nào trong bài viết ở tạp chí Quản lý Dữ liệu liên quan đến tiêu đề. Phương pháp duy nhất mà chúng tôi từng thấy dùng để khẳng định không gian không vách ngăn cải thiện năng suất là chứng minh bằng cách liên tục tuyên truyền.

CHÚNG TÔI NGĂN SỰ CHỈ TRÍCH KỊCH LIỆT NÀY BẰNG CÁCH ĐƯA RA MỘT SỐ DỮ KIỆN

Trước khi vẽ ra sơ đồ bố trí phòng làm việc cho trụ sở Santa Teresa, IBM đã vi phạm mọi chuẩn công nghiệp bằng cách nghiên cứu cẩn thận thói quen làm việc của những người sẽ làm việc tại đó. Nghiên cứu này được thiết kế bởi kiến trúc sư Gerald McCue với sự hỗ trợ của những người quản lý cơ sở vật chất của IBM. Các nhà nghiên cứu đã quan sát những qui trình làm việc đang thật sự diễn ra ở không gian làm việc hiện tại đồng thời ở các mô hình thử nghiệm. Từ đó họ kết luận rằng không gian tối thiểu dành cho nhân viên sẽ làm việc ở đó như sau:

* 30 mét vuông cho mỗi nhân viên
* 9 mét vuông tại nơi làm việc cho mỗi người
* Cách âm dưới dạng văn phòng có cửa đóng hoặc gian làm việc cao 1,8m (cuối cùng họ bố trí khoảng phân nửa số nhân viên làm việc trong các phòng chứa một hay hai người và có cửa đóng)

Căn cứ để xây dựng phòng thí nghiệm mới theo các yêu cầu tối thiểu này đơn giản là vì nhân viên cần sự thông thoáng và yên tĩnh để làm việc một cách tối ưu. Việc giảm chi phí bằng cách cấp mặt bằng làm việc thấp hơn chuẩn tối thiểu sẽ dẫn đến việc giảm hiệu suất và phí tổn của nó cao hơn số tiền tiết kiệm được. Các nghiên cứu khác cũng tập trung vào những vấn đề tương tự và đi đến kết luận tương tự. Nghiên cứu của McCue chỉ khác ở một phương diện: IBM thật sự đã làm theo lời khuyên và đã xây dựng một nơi ở đó nhân viên có thể làm việc hiệu quả. (Chúng tôi dự đoán công ty này sẽ tiến xa.)

Phần còn lại so với chuẩn không gian làm việc tối thiểu của IBM thì ra sao? Hình 9-1 trình bày phân bố không gian làm việc của mỗi người, được thống kê trên những người tham dự Cuộc chơi Chiến tranh Lập trình của chúng tôi.

Chỉ 16% người tham gia có diện tích làm việc từ 30 mét vuông trở lên. Chỉ 11% người tham gia làm việc trong phòng có cửa đóng hoặc trong các gian cao từ 1,8m trở nên. Nhiều người có diện tich làm việc từ 6 đến 9 mét vuông so với nhóm có 30 mét vuông. (Với diện tích dưới 9 mét vuông, bạn đang phải cố gắng làm việc trong không gian nhỏ hơn diện tích nơi làm việc tại Santa Teresa.)

Trên toàn bộ dữ liệu mẫu của Cuộc chơi Chiến tranh Lập trình, 58% phàn nàn rằng nơi làm việc của họ không đủ yên tĩnh; 61% phàn nàn rằng không đủ mức độ riêng tư; 54% cho biết họ có chỗ làm việc tại nhà tốt hơn là chỗ làm việc trong công ty.

CHẤT LƯỢNG NƠI LÀM VIỆC VÀ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM

Những công ty bố trí nơi làm việc chật hẹp và ồn ào được an ủi bởi niềm tin rằng các nhân tố này không quan trọng. Họ né tránh mọi phàn nàn về tiếng ồn, chẳng hạn cho rằng nhân viên đang vận động để có được không gian rộng hơn và nhiều riêng tư hơn. Suy cho cùng, ồn ào một tí thì chẳng khác gì mấy. Đó là điều giữ nhân viên luôn tỉnh thức.

Để xem liệu thái độ trước tiếng ồn có tương quan đến công việc hay không, chúng tôi đã chia mẫu thành hai phần, gồm những người cho rằng nơi làm việc đủ yên tĩnh và những người không. Rồi chúng tôi xem số nhân viên trong từng nhóm đã hoàn thành toàn bộ bài thi mà không phạm lỗi.

Trước khi làm bài, nhân viên cho rằng nơi làm việc của họ đủ yên tĩnh, có số lượng không mắc lỗi nhiều hơn một phần ba.

Khi tiếng ồn tệ hơn, xu hướng này có vẻ mạnh hơn. Chẳng hạn, một công ty gửi năm mươi nhân viên tham gia cuộc thi có mức ồn không thể chấp nhận, cao hơn mức trung bình 22 phần trăm. Tại công ty đó, số người không phạm lỗi tỉ lệ nghịch với những người cho rằng nơi làm việc đủ yên tĩnh:

Nhân viên không phạm lỗi: 66 phần trăm cho rằng tiếng ồn có thể chấp nhận được
Nhân viên phạm từ một lỗi trở lên: 8 phần trăm cho rằng tiếng ồn có thể chấp nhận được

Nhắc lại rằng, như với các tương quan môi trường khác, chúng tôi đã hỏi người tham gia đánh giá mức ồn trong môi trường của họ trước khi làm bài.

Để ý rằng chúng tôi không thực hiện các độ đo khách quan về mức ồn. Chúng tôi đơn giản hỏi mọi người xem liệu tiếng ồn có thể chấp nhận được không. Kết quả là chúng tôi không thể phân biệt giữa người làm việc ở nơi thật sự yên tĩnh và người thích nghi tốt (không bị làm phiền) với tiếng ồn. Nhưng khi một nhân viên phàn nàn về tiếng ồn, người đó cho bạn biết rằng họ không thuộc nhóm những người may mắn hơn. Họ cho bạn biết rằng họ có thể phạm lỗi. Bạn phải chấp nhận rủi ro nếu bỏ ngoài tai thông điệp đó.

MỘT PHÁT HIỆN CÓ GIÁ TRỊ NHƯ GIẢI NOBEL

Một số ngày người ta thông suốt hơn những ngày khác. Đối với chúng tôi, ngày thông suốt đáng nhớ là ngày 03/02/1984, khi chúng tôi bắt đầu thấy được mối quan hệ đặc biệt giữa mật độ nhân viên và không gian dành cho mỗi người. Khi cái này tăng thì cái kia dường như giảm! Là nhà nghiên cứu cẩn thận, ngay lập tức chúng tôi ghi nhận lại xu hướng này. Trong một nghiên cứu gồm 32.346 công ty, chúng tôi có thể khẳng định đã có mối quan hệ nghịch gần như hoàn hảo giữa hai yếu tố này (Hình 9-2).

Hãy tưởng tượng sự kích động của chúng tôi khi dữ liệu được thu thập. Chúng tôi đã cảm nhận được phần nào nỗi xúc động khi Ohm phát hiện ra định luật của ông. Đây thật sự là thành quả để trao giải Nobel. Hãy nhớ rằng bạn thấy điều này đầu tiên ở đây: Mật độ nhân viên tỉ lệ nghịch với không gian dành cho mỗi người.

Nếu bạn không hiểu tại sao điều này lại quan trọng, đó là vì bạn chưa nghĩ về tiếng ồn. Tiếng ồn tỉ lệ thuận với mật độ, vì vậy việc giảm phân nửa khoảng không dành cho mỗi người có thể tăng gấp đôi tiếng ồn. Thậm chí nếu bạn có thể chứng minh được rằng một lập trình viên có thể làm việc trong diện tích 9 mét vuông mà không thấy phiền toái, bạn vẫn không thể kết luận rằng 9 mét vuông là diện tích phù hợp. Tiếng ồn trong những ô 9 mét vuông sẽ tăng gấp ba so với tiếng ồn trong ô 30 mét vuông. Điều đó nghĩa là có sự khác biệt giữa bệnh dịch về lỗi sản phầm và trường hợp không bị mắc lỗi gì cả.

LẨN TRỐN

Khi môi trường làm việc trở nên mệt mỏi, nhân viên sẽ tìm cách lẩn trốn. Họ đăng ký làm việc trong phòng hội thảo hay vào thư viện hay ra ngoài uống nước rồi không quay lại. Không, họ không lén lút hẹn hò lãng mạn hay mưu đồ đảo chính; họ lẩn trốn để làm việc. Điều mừng ở đây là nhân viên của bạn thật sự cần cảm giác hoàn thành công việc. Họ sẽ nỗ lực tối đa để điều đó diễn ra. Khi tiếng ồn xuất hiện, họ sẽ tìm bất kỳ nơi nào có thể làm việc được.

Trong những năm học ở Đại học Brown, mẹo để vượt qua học kỳ căng thẳng khi đến hạn nộp bài là tìm một nơi yên tĩnh để làm việc. Ở Brown, chúng tôi có hệ thống các phòng làm việc cá nhân trong các tầng thư viện. Gián đoạn duy nhất chấp nhận được là khi có tín hiệu báo cháy, và đó phải là báo cháy thật. Chúng tôi là chuyên gia tìm ra những phòng mà không ai nghĩ rằng có thể tìm thấy chúng tôi ở đó. Các phòng ở tầng năm của Thư viện Sinh học là nơi ưa thích của tôi, nhưng một người bạn thậm chí còn đến làm việc trong hầm mộ nằm dưới Thư viện Hoa Kỳ – chính xác là hầm mộ, nơi chứa vật dụng của người phụ nữ đã tài trợ xây dựng tòa nhà này. Ở đó rất mát mẻ, được lát đá hoa cương, và như bạn tôi cho biết, ở đó rất rất yên tĩnh.
–TRL

Nếu bạn ghé mắt vào một phòng họp, bạn có thể thấy ba người làm việc trong yên lặng. Nếu bạn rảo ra quán nước vào giữa giờ chiều, có thể bạn thấy các đồng nghiệp đang ngồi tại bàn, với công việc dàn ra trước mặt họ. Một số nhân viên không thể tìm thấy đâu. Họ đang lẩn trốn để hoàn thành công việc. Nếu đây là hiện tượng trong tổ chức của bạn, đó chính là bản cáo trạng. Việc tiết kiệm chi phí không gian làm việc có thể đang buộc bạn phải trả giá bằng vận may.

— Nguồn: Tom DeMarco, Timothy Lister (2014) Nhân liệu (Peopleware): Các dự án và đội ngũ hiệu quả, xuất bản lần 3.
— Bài được tập hợp tại Nhân liệu (Peopleware)