Peopleware – Chương 37: Hỗn loạn và trật tự

Có điều gì đó về bản chất con người khiến chúng ta trở thành kẻ thù không đội trời chung của sự hỗn loạn. Bất cứ khi nào chúng ta gặp phải sự hỗn loạn, chúng ta đều xắn tay áo và bắt tay ngay vào công việc để thay thế nó bằng trật tự.

Tất cả chúng ta đều mong muốn cải tiến phương pháp của mình và làm cho việc kinh doanh phát triển, trở thành một doanh nghiệp có trật tự hơn. Đó là sự tiến bộ. Đúng vậy, một số niềm vui điên rồ sẽ bị mất đi trong quá trình này, nhưng niềm vui của một người có thể là nỗi đau của người khác. Trong bất kỳ trường hợp nào, việc tiến tới các phương pháp có trật tự hơn, có thể kiểm soát được là một xu hướng không thể ngăn cản. Người quản lý chu đáo không muốn dừng xu hướng này, nhưng dù sao cũng cảm thấy cần phải tạo ra một số hỗn loạn để thổi năng lượng vào công việc. Điều này dẫn đến các chính sách đề ra một số lượng nhỏ sự hỗn loạn mang tính xây dựng.

Các tác giả ở đây cung cấp cho chúng ta danh sách các phương pháp mà họ đã sử dụng thành công để tái tạo các hỗn loạn:

• Các dự án thí điểm
• Những trò chơi chiến tranh
• Động não
• Kinh nghiệm đào tạo khêu gợi
• Đào tạo, chuyến đi, hội nghị, lễ kỷ niệm và tĩnh tâm

Các dự án thí điểm

Dự án thí điểm là dự án mà bạn thử một số kỹ thuật mới và chưa được chứng minh. Thoạt đầu sẽ không tránh khỏi cảm giác vụng về và không hiệu quả, nhưng ở mặt khác, năng suất được nâng cao nhờ việc sử dụng kỹ thuật mới và hiệu ứng Hawthorne – sự gia tăng năng lượng và sự quan tâm mà mọi người nhận được khi họ làm điều gì đó mới và khác.

Tất cả các dự án có nên là dự án thí điểm? Đó là cách tiếp cận của Fujitsu, các bộ phận của Southern Company và một số bộ phận của IBM.

Một lưu ý về các dự án thí điểm: Không thử nghiệm nhiều hơn một khía cạnh của công nghệ phát triển trên bất kỳ dự án nhất định nào. Đối với tất cả các cuộc thảo luận về tầm quan trọng của các tiêu chuẩn, thật ngạc nhiên khi các nhà quản lý thường từ bỏ tất cả các tiêu chuẩn trong một dự án hiếm hoi được chỉ định làm thử nghiệm. Họ thường thử phần cứng mới, phần mềm mới, quy trình kiểm soát chất lượng mới, quản lý ma trận và kỹ thuật tạo mẫu mới, tất cả đều trên cùng một dự án.

Một cách tiếp cận hợp lý đối với các dự án thí điểm là mỗi dự án được phép tự mày mò một thành phần của quy trình. Trong môi trường lành mạnh nhất, nhân viên dự án sẽ hiểu rằng họ được khuyến khích thử nghiệm một số kỹ thuật mới duy nhất trên mỗi dự án, nhưng dù sao cũng phải tôn trọng các tiêu chuẩn trong các lĩnh vực khác.

Những trò chơi thi đấu

Đó có thể là một trải nghiệm rất thú vị khi thử sức với một loạt các vấn đề được điều chỉnh và so sánh hiệu suất của bạn với hồ sơ hiệu suất thống kê của các đồng nghiệp của bạn. Nó phải an toàn để thực hiện một cách tồi tệ, và đủ bí mật để trở nên thú vị.

Một số công ty triển khai Trò chơi chiến tranh của các tác giả đã bắt đầu thực hiện trò chơi hàng năm để nhân viên của họ đánh giá sự cải thiện kỹ năng của họ theo thời gian. Họ đã làm điều đó theo cách bạn thực hiện một cuộc kiểm tra thể chất hàng năm.

Chọn một dự án phát triển nhỏ hoặc nhiệm vụ được xác định rõ làm chuột bạch. Sự lựa chọn tốt nhất là một công việc thực tế từ tổ chức của bạn, một công việc đòi hỏi từ một đến hai man-month effort. Chọn một vấn đề có một số mới lạ và thách thức, nhưng dù sao thì vấn đề đó cũng sử dụng rộng rãi các kỹ năng làm việc thường xuyên của mọi người.

Tiến hành dự án một cách bình thường thông qua việc công bố một bản tuyên bố cụ thể về công việc.

Thông báo một Giải đấu Dự án 24 giờ sẽ được tiến hành vào một ngày cuối tuần sắp tới. Hãy chắc chắn rằng mọi người hiểu rằng bạn không tiết kiệm tiền vào cuối tuần của họ. Giải thích rằng giải đấu diễn ra vào cuối tuần để các đội có thể có chỗ cho riêng mình, không phải vì vậy bạn có thể tiết kiệm chi phí nhân lực. Khuyến khích mọi người thành lập các đội bốn người và thi đấu trên cơ sở hoàn toàn tự nguyện.

Phân phối trước tuyên bố công việc, cùng với tuyên bố về các quy tắc và mục tiêu.

Vào ngày diễn ra Giải đấu, chỉ những người tham gia mới có mặt. Cung cấp mọi thứ họ cần (thực phẩm, máy móc, cũi, máy photocopy, phòng họp, bất cứ thứ gì). Để tất cả các đội thực hiện cùng một công việc trong cuộc cạnh tranh đối đầu với nhau.

Chuẩn bị sẵn các điều hành viên để thực thi các quy tắc cơ bản, sẵn sàng đối đầu với các vấn đề chết người và gây ồn ào qua mỗi cột mốc đã đạt được.

Tìm kiếm cơ hội để mọi người trở thành người chiến thắng theo một nghĩa nào đó (người chiến thắng trong thời gian ngắn, người chiến thắng sản phẩm chất lượng, người chiến thắng giải pháp thông minh). Cố gắng làm truyền thông trong suốt giải đấu và công bố thành tích.

Cài đặt sản phẩm chiến thắng hoặc có thể một số sản phẩm chiến thắng song song. Theo dõi cẩn thận theo thời gian về độ ổn định của sản phẩm, số lỗi, mức độ chấp nhận của người dùng, chi phí để thay đổi và bất kỳ thông số nào khác ảnh hưởng đến thành công của dự án. Báo cáo lại dữ liệu có ý nghĩa cho các nhóm.

Một số điều cần lưu ý về các hoạt động như Project Tournament:

• Tốn tiền, đừng mong có được lao động tự do vì nó được tổ chức vào cuối tuần, nhân viên của bạn không muốn cảm thấy bị bóc lột
• Đảm bảo đặc điểm kỹ thuật của dự án đặc biệt chắc chắn, xây dựng nhiều trạm kiểm soát và cột mốc quan trọng
• Đầu tư thời gian để đảm bảo phạm vi dự án phù hợp với thời gian được phân bổ
• Tìm kiếm cơ hội để tiêu tiền một cách hào phóng cho các bữa ăn

Vì một lý do nào đó, việc chạy dự án suốt một đêm càng làm tăng thêm niềm vui. Mọi người thích một cái cớ để cùng nhau mệt mỏi, đẩy lùi giấc ngủ và để cho những người bạn cùng lứa nhìn thấy họ xõa tóc, không cạo râu, xù xì và nhăn nhó, không trang điểm hay giả bộ. Và nó khiến họ cảm thấy gắn bó với nhau hơn

Động não (Brainstorming)

Một buổi tương tác có cấu trúc tập trung vào thông tin chi tiết về quảng cáo. Không có nhiều quy tắc và người điều hành cần gây ấn tượng với mọi người để phấn đấu về số lượng ý tưởng chứ không phải chất lượng và giữ cho nó cởi mở, thậm chí là ngớ ngẩn.

Không có đánh giá về các ý tưởng được đề xuất trong quá trình động não, điều này sẽ được thực hiện sau đó. Không khuyến khích những nhận xét tiêu cực như “đó là một ý tưởng ngu ngốc” – những ý tưởng ngu ngốc có xu hướng khiến người khác nghĩ ra những ý tưởng thông minh.

Khi luồng ý tưởng chậm lại, hãy thử một số cách sau:

• Tư duy tương tự (Làm thế nào để Tự nhiên giải quyết vấn đề này hoặc một quá trình tương tự)
• Inversion (Làm thế nào để chúng ta đạt được mục tiêu ngược lại?)
• Chìm đắm (Bạn có thể phóng chiếu bản thân mình vào vấn đề như thế nào?)
• Đào tạo, chuyến đi, hội nghị, lễ kỷ niệm và tĩnh tâm

Một trong những điều mà mọi người ở nơi làm việc yêu thích là kết hợp du lịch với đồng nghiệp của họ và trải nghiệm có một không hai.

Chi phí cho những việc đó và trải nghiệm có thể là vài nghìn đô la mỗi người, và nếu tài chính của bạn không cho phép điều đó, bạn có thể sáng tạo. Chẳng hạn như một người quản lý đã thuê một nhà cung cấp xúc xích, với đầy đủ xe đẩy, dưa cải bắp, tất cả gia vị và một chiếc ô màu xanh và cam để đi thang máy lên ba mươi tầng và phục vụ bữa trưa cho cả đội. Những người ở đó có tinh thần phấn chấn và bắt đầu thực hiện các tiểu phẩm về công việc của họ, về người quản lý của họ và về nhau. Người quản lý đó đã viết nó như một bữa trưa công việc, nhưng nó không phải là một bữa trưa, nó là một lễ kỷ niệm.

— Nguồn: Tom DeMarco, Timothy Lister (2014) Nhân liệu (Peopleware): Các dự án và đội ngũ hiệu quả, xuất bản lần 3.

Bản dịch từ bản tóm tắt của arkon108