“Sai một ly đi một dặm.” Câu nói cũ nhưng độ chính xác thì không bao giờ cũ. Một câu hỏi sai sẽ dẫn đến một câu trả lời sai — và như phản ứng dây chuyền, mọi hành động phía sau cũng sẽ lệch hướng.
Hãy lấy một ví dụ đơn giản nhưng rất điển hình.
Một giám đốc triển khai dự án vừa được bổ nhiệm thay thế người tiền nhiệm sau thời gian dài tình hình triển khai suy giảm. Một phần nguyên nhân đến từ đội ngũ quản lý dự án (PM) không theo kịp tốc độ thay đổi của khách hàng và thị trường, phương pháp làm việc chưa cập nhật, thiếu chuẩn hoá, thiếu đào tạo bài bản.
Ngay khi vào vị trí, vị giám đốc mới quyết định triển khai một chương trình khảo sát năng lực toàn diện, dùng khung năng lực PMP chuẩn với hàng loạt nhóm kỹ năng như:
- Kỹ năng lập kế hoạch (scope, schedule, cost planning)
- Quản lý nguồn lực
- Quản lý rủi ro
- Quản lý chất lượng
- Quản lý bên liên quan
- Procurement Management
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng lãnh đạo nhóm dự án
- Agile mindset & adaptability
… và nhiều nhóm năng lực khác.
Dựa vào kết quả đánh giá, kế hoạch đào tạo sẽ được xây dựng: kỹ năng nào yếu thì đào tạo kỹ năng đó.
Nghe có vẻ đúng. Nhưng thật ra chưa đúng.
Điều bị bỏ quên ở đây là bản chất của vấn đề chưa được làm rõ. Quy trình đánh giá được xây rất bài bản, nhưng lại xuất phát từ một câu hỏi sai:
“PM đang thiếu kỹ năng nào?”
trong khi đáng lẽ câu hỏi ban đầu phải là:
“Tại sao dự án thất bại?”
Chỉ cần đặt lại câu hỏi, toàn bộ hướng đi sẽ khác.
Ví dụ procurement management: rất nhiều PM thừa nhận yếu hoặc gần như không biết phần này. Nhưng thực tế của công ty lại không đòi hỏi PM phải xử lý mua hàng thường xuyên. Công việc ngày nào PM cũng phải làm lại là thứ khác hoàn toàn: quản lý tiến độ, theo dõi nguồn lực, kiểm soát chất lượng, giao tiếp với khách hàng, quản lý phạm vi, quản lý rủi ro và liên tục giải quyết các vướng mắc giữa các bên.
Nói cách khác, nếu chỉ nhìn vào bảng năng lực chuẩn, rất dễ thấy “thiếu chỗ này, yếu chỗ kia”. Nhưng bảng năng lực không phải thực tế, nó chỉ là khung tham chiếu, không phải gốc rễ vấn đề.
Nếu đặt lại đúng câu hỏi, ta sẽ phát hiện nhiều tình huống thực tế hơn nhiều:
- Dự án trễ tiến độ vì ước lượng thiếu chính xác và không được cập nhật liên tục.
- Chất lượng thấp không phải vì PM không biết process, mà vì không có cơ chế kiểm soát và cảnh báo sớm.
- Các thay đổi từ khách hàng bị xử lý cảm tính vì thiếu quy trình đánh giá tác động.
- Rủi ro được ghi vào Excel nhưng không ai theo dõi, không ai chịu trách nhiệm rõ ràng.
- PM bị “kẹt giữa” khách hàng và nội bộ vì thiếu kỹ năng đàm phán và push back.
- Quy trình nội bộ chồng chéo làm PM mất thời gian vào hành chính thay vì quản lý thực chất.
Và khi thấy được các nguyên nhân thật sự này, hướng giải quyết sẽ hoàn toàn lệch khỏi việc “đào tạo theo khung năng lực PMP”.
Có thể ta sẽ cần:
- Làm lại quy trình quản lý thay đổi để tránh việc khách hàng “đẩy việc” vô tội vạ.
- Xây dashboard theo dõi tiến độ thật-time thay vì họp status feeling-based.
- Xác định role & responsibility rõ ràng hơn để PM không phải làm cả việc BA, QC, Ops.
- Tái thiết cơ chế giao tiếp với khách hàng để tránh “đốt giờ” vì hiểu nhầm.
- Chuẩn hoá cách estimate để giảm sai lệch.
- Huấn luyện PM về quản lý stakeholder và push-back – kỹ năng mang tính thực chiến hơn nhiều so với lý thuyết.
Đó mới là những khoảng thiếu dẫn đến thất bại dự án.
Đặt câu hỏi đúng giống như đặt hướng đi cho cả đội. Chỉ cần lệch ban đầu một chút, con đường phía sau càng đi càng xa mục tiêu. Nhưng khi hỏi đúng câu hỏi – câu hỏi chạm đúng vào nguyên nhân – giải pháp tự nhiên trở nên rõ ràng hơn, thực tế hơn, hiệu quả hơn.
Cuối cùng, điều quan trọng nhất không phải là “đánh giá PM thiếu bao nhiêu kỹ năng”, mà là:
“Dự án đang thất bại ở đâu – và điều gì thật sự cần thay đổi?”
Từ câu hỏi đúng, mọi thứ mới bắt đầu đúng.
Transforming Leadership 