Peopleware – Chương 12: Hãy lắp lại cửa ra vào

Có một số biểu tượng thông dụng về thành công và thất bại trong việc tạo một công sở hợp lý. Biểu tượng hiển nhiên nhất về thành công là cửa ra vào. Khi có đủ số cửa ra vào, nhân viên có thể kiểm soát tiếng ồn và sự làm phiền cho phù hợp với nhu cầu thay đổi của họ. Biểu tượng hiển nhiên nhất về thất bại là hệ thống nhắn tin. Tổ chức nào thường xuyên làm phiền nhân viên khi xác định vị trí của họ là tổ chức tự thể hiện sự thiếu nhạy cảm về các yêu cầu của một môi trường làm việc tốt.

Hãy vận dụng các biểu tượng này và bạn không chỉ thể hiện sự quan tâm của mình về một môi trường làm việc tốt, mà bạn còn thu hoạch lợi thế đi kèm: Nhân viên có thể làm việc liên tục. Nhưng có vẻ đó là đòi hỏi quá cao khi yêu cầu loại bỏ hệ thống nhắn tin và lắp lại cửa ra vào. Việc tác động đến các thay đổi này có phải vượt quá khả năng chúng ta?

BUỔI TRÌNH DIỄN CHƯA HẾT CHO ĐẾN KHI NỮ CA SĨ BÉO MẬP CẤT TIẾNG

Tình trạng xuống cấp về điều kiện làm việc mà đã tác động đến hầu hết chúng ta trong những thập niên vừa qua, đã phụ thuộc vào sự an phận của nạn nhân. Điều đó không có nghĩa là một cá nhân đã có thể ngăn chặn tình trạng đó bằng cách tuyên bố, “Không, tôi sẽ không làm việc trong không gian ồn ào, nhồi nhét, và thiếu tính riêng tư.” Nhưng điều đó có nghĩa là tập thể chúng ta chưa lên tiếng đủ mạnh và đủ thường xuyên về hiệu ứng lề phản tác dụng của việc tiết kiệm chi phí không gian.

Trong khi hầu hết chúng ta đều tin rằng xu hướng về không gian ồn ào hơn, chật chội hơn đang làm hại năng suất, ta vẫn giữ im lặng vì thiếu bằng chứng thống kê thuyết phục. Dĩ nhiên Phòng Quản trị Vật tư cũng không chứng minh được rằng nhân viên làm việc trong không gian như vậy sẽ có năng suất ngang bằng với không gian hợp lý. Họ chỉ khẳng định điều đó là đúng.

Ta cần học từ họ, học lấy lửa trị lửa. Như vậy, bước đầu hướng đến một môi trường lành mạnh là phải liên tục khẳng định. Nếu tin rằng môi trường đang gây khó khăn cho bạn, bạn phải lên tiếng. Bạn cũng sẽ cần lập diễn đàn để nhiều người khác cùng lên tiếng, có thể lấy ý kiến nhân viên về điều kiện làm việc. (Khi điều tra một công ty khách hàng của chúng tôi, nhân viên đã trưng ra bảy điều kiện làm việc tồi tệ. Trong số này, bốn điều kiện đầu liên quan đến tiếng ồn.)

Khi nhân viên bắt đầu nhận ra họ không cô độc khi có cảm nhận đó, ý thức môi trường sẽ gia tăng. Và khi ý thức gia tăng, hai điều tốt sau sẽ bắt đầu xảy ra: Thứ nhất, môi trường sẽ cải thiện một tí khi nhân viên ý thức hơn về tiếng ồn và sự làm phiền; thứ hai, nạn nhân sẽ không chấp nhận tình trạng tồi tệ này nữa. Khi đó lãnh đạo sẽ phải cân nhắc về môi trường khi muốn thực hiện điều gì để cải thiện năng suất.

Đừng kỳ vọng là tổ chức sẽ thay đổi chỉ vì bạn đã tiến hành vận động. Có (ít nhất) ba phản biện gần như đưa ra tức thời:

* Chẳng nhân viên nào quan tâm đến không gian làm việc hào nhoáng. Họ đâu phải trẻ con. Nếu ai quan tâm thì chỉ vì sĩ diện.

* Có thể tiếng ồn là một vấn đề, nhưng có những cách rẻ tiền hơn thay vì phải bố trí lại không gian làm việc. Ta chỉ cần đưa âm thanh khác vào để che lấp tiếng ồn.

* Văn phòng kín đáo không tạo nên môi trường sống động. Ta muốn nhân viên tương tác hiệu quả, và đó cũng là điều họ muốn. Vì thế vách ngăn và cửa ra vào là bước sai lầm.

Ta sẽ xử lý những phản bác này ở ba phần tiếp theo.

VẤN ĐỀ HÀO NHOÁNG

Đúng là nhân viên không quan tâm nhiều về sự hào nhoáng. Trong một nghiên cứu tiếp sau một nghiên cứu khác, nhân viên không thể chọn được phương án trang trí, chẳng hạn nên chọn màu nào cho vật dụng và vách tường. Cảm giác dường như là nếu môi trường xung quanh không tốt thì sẽ ảnh hưởng đến năng suất, còn nếu môi trường không gây khó chịu thì bạn sẽ vui vẻ phớt lờ nó và tập trung vào công việc. Nếu tất cả chúng ta đều hướng tới một công sở có thể phớt lờ, thì kinh phí trang trí chạy theo thời trang là một hoang phí.

Vấn đề nhân viên không quan tâm nhiều đến bề ngoài thường được diễn giải sai là họ không quan tâm nhiều đến các đặc trưng công sở. Tuy nhiên, nếu bạn hỏi họ cụ thể về tiếng ồn, sự riêng tư, và bàn ghế, thì bạn được nghe một số ý kiến mạnh mẽ cho rằng các đặc trưng này rất quan trọng. Phát hiện này trùng với ý kiến cho rằng công sở có thể phớt lờ là công sở lý tưởng; nhân viên không thể phớt lờ nơi nào mà lúc nào cũng bị làm phiền, nhận tin nhắn, và nói chung là quấy rầy nhân viên.

Chúng tôi cảm thấy rất khó chịu khi nghe ý kiến cho rằng mối bận tâm của nhân viên về môi trường chẳng qua là vì sĩ diện, bởi vì quản lý cấp cao tỏ ra sĩ diện nhiều hơn khi thiết kế không gian làm việc. Nhân viên nào làm việc chăm chỉ để có thể xuất xưởng sản phẩm chất lượng cao và đúng hạn thì không quan tâm đến hình thức bề ngoài công sở, mà đôi khi lãnh đạo mới là kẻ quan tâm. Vì vậy chúng tôi thấy hiện tượng ngược đời là không gian hoàn toàn không thể làm việc được thì lại tốn kém và vô nghĩa qua thảm lót lộng lẫy, nội thất đen láng, diện tích trồng cây cảnh nhiều hơn diện tích làm việc, và tường vách thì tô vẽ cầu kỳ. Lần sau đến thăm bạn lại được ai đó tự hào đưa đi khoe thiết kế mới, họ bỏ công nhiều cho bề ngoài.

Bề ngoài bị chú trọng quá nhiều trong thiết kế công sở. Đúng hơn là phải xem công sở có tạo điều kiện làm việc tốt hay không. Không gian làm việc tốt không phải là biểu tượng vị thế, mà đó là sự cần thiết. Hoặc bạn phải chi ra để có công sở tốt, hoặc bạn phải trả giá bằng năng suất thấp.

KHÔNG GIAN SÁNG TẠO

Để đáp lại các phàn nàn của nhân viên về tiếng ồn, bạn có thể hoặc xử lý triệu chứng hoặc xử lý nguyên nhân. Xử lý nguyên nhân nghĩa là quyết định cách ly dưới dạng tấm chắn ồn – tường ngăn cùng cửa ra vào – và điều này tốn tiền. Xử lý triệu chứng thì rẻ hơn nhiều. Khi mở nhạc thì tiếng ồn bị lấn át với chi phí nhỏ. Thậm chí bạn có thể tiết kiệm hơn nữa bằng cách phớt lờ hoàn toàn, lúc đó nhân viên phải dùng tai nghe để tự cách ly tiếng ồn. Nếu bạn chọn một trong hai cách này, bạn cần dự kiến là sẽ chịu một mức phạt vô hình dưới dạng hiệu suất của nhân viên: Họ sẽ bớt sáng tạo.

Trong những năm 1960, các nhà nghiên cứu tại Đại học Cornell đã tiến hành một loạt các kiểm tra về tác động của âm nhạc lên công việc. Họ tập hợp sinh viên ngành khoa học máy tính rồi chia thành hai nhóm, nhóm thích nhạc nền trong lúc làm việc (học tập) và nhóm không thích. Sau đó họ cho phân nửa của mỗi nhóm vào một phòng yên tĩnh, và nửa còn lại vào một phòng khác có trang bị tai nghe và được chọn nhạc. Các thành viên ở cả hai phòng được yêu cầu lập trình một vấn đề đã mô tả sẵn. Không nghi ngờ gì, mọi thành viên ở cả hai phòng đều giải chính xác với cùng thời gian. Mọi trẻ em làm bài tập toán ở nhà trong lúc nghe nhạc đều biết rằng phần não giải toán số học và logic sẽ không bị âm nhạc làm phiền – một bộ phận khác trong não sẽ thưởng thức nhạc.

Tuy nhiên thực nghiệm Cornell ẩn chứa một chi tiết. Bài toán yêu cầu luồng kết quả được tính toán từ một loạt các phép biến đổi trên luồng dữ liệu nhập. Chẳng hạn, các thành viên phải dịch chuyển hai chữ số về bên trái rồi chia cho 100 và v.v…, tổng cộng có khoảng mười thao tác như thế. Mặc dù đề bài không nói ra, sau khi áp dụng mọi thao tác thì kết quả sẽ trùng với dữ liệu nhập ban đầu. Một số thành viên phát hiện được điều này còn các thành viên khác thì không. Trong số thành viên phát hiện được, phần lớn thuộc phòng yên tĩnh.

Nhiều công việc hàng ngày do chuyên viên tiến hành đều do trung tâm xử lý tuần tự thuộc não trái thực hiện. Âm nhạc sẽ không đặc biệt làm phiền loại công việc này, vì não phải sẽ thưởng thức âm nhạc. Nhưng không phải mọi công việc đều dồn về não trái. Có những đột phá bất ngờ khiến bạn phải thốt lên “À ha!” và đưa bạn đi tắt, có thể tiết kiệm hàng tháng hay hàng năm làm việc. Đột phá sáng tạo đó thuộc chức năng của não phải. Nếu não phải bận thưởng thức âm nhạc, thì cơ hội đột phá sáng tạo sẽ mất.

Thiệt hại về sáng tạo do môi trường gây ra có tính âm ỉ. Vì sáng tạo là thứ đôi khi có tính đại khái, ta thường không để ý khi có ít sáng tạo. Con người thì không bị giới hạn về tư duy sáng tạo. Tác động của sự sút giảm sáng tạo sẽ tích lũy trong thời gian dài. Tổ chức trở nên kém hiệu quả, nhân viên ráng làm cho xong việc mà không có niềm vui, và người giỏi nhất sẽ ra đi.

KHÔNG GIAN SỐNG ĐỘNG

Lập luận phản đối văn phòng có cửa là sớm muộn gì cũng đi đến tình trạng làm việc một mình. Nhưng văn phòng có cửa không nhất thiết là văn phòng một người. Văn phòng hai, ba hay bốn người sẽ ý nghĩa hơn nhiều, đặc biệt khi các văn phòng được bố trí cho phù hợp với làm việc nhóm. Nhân viên nào cần dành 50% thời gian làm việc với một người khác thường dành hầu hết thời gian với người đó. Hai người này nên làm việc cùng phòng.

Thậm chí trong không gian mở, đồng nghiệp cần được khuyến khích điều chỉnh vị trí để hình thành các phân khu. Khi điều này được phép, nhân viên sẽ khéo léo bố trí diện tích để phục vụ mọi nhu cầu của họ: không gian làm việc, không gian hội họp, và không gian trò chuyện. Vì họ có xu hướng cùng nhau giao tiếp và cùng nhau chú tâm làm việc, họ ít tạo tiếng ồn cho nhau so với việc ngồi ngẫu nhiên cạnh người khác. Không gian trở nên sống động vì giao tiếp sẽ dễ dàng và tự nhiên. Việc cho nhân viên kiểm soát không gian ở mức độ nhất định được xem là một lợi ích bổ sung.

PHÁ VỠ SỰ RẬP KHUÔN TRONG DOANH NGHIỆP

Điều gì có thể ít lo ngại hơn lời đề nghị cho phép nhân viên tổ chức lại nơi làm việc trong không gian mở thành các phân khu thay vì thành từng ngăn riêng biệt? Một trong những lợi ích lớn lao của kiểu “hệ thống văn phòng” (tức không có văn phòng) mà công ty của bạn có thể đã mua là tính linh hoạt của nó. Ít ra thì đó là điều được đề cập trong quảng cáo. Vì vậy nó phải đủ dễ dàng để di chuyển loanh quanh. Việc cho phép nhân viên hình thành các phân khu có vẻ không đáng lo, nhưng chúng tôi dự báo rằng ai đó thuộc hàng lãnh đạo cấp cao sẽ ghét bỏ ý tưởng đó. Vấn đề là vi phạm nguyên tắc đồng bộ đã được tôn thờ. Bằng cách làm mọi thứ đồng bộ, “lãnh đạo” bộ phận thực thi và thể hiện được quyền uy. Giống như người làm vườn gieo hạt dưới dây căng sẵn để cà-rốt lớn lên theo đường thẳng tắp, người quản lý này bị đe dọa bởi một kiểu xáo trộn nhỏ nhưng tuân theo qui luật tự nhiên (trong trường hợp này, đó là tự tính của nhân viên).

Điều bất tiện ở đời là công sở tốt nhất không phải lúc nào cũng sao chép được. Không gian làm việc sống động của một người không phải lúc nào cũng áp dụng được cho một người khác. Nếu bạn cho phép, nhân viên của bạn sẽ bố trí không gian theo nhu cầu của họ và kết quả là sẽ mất tính đồng bộ. Không gian của từng người và từng nhóm sẽ có đặc trưng riêng. Nếu không, họ sẽ bố trí lại cho đến khi có được đặc trưng riêng.

Trách nhiệm lớn nhất của quản lý là cần đảm bảo đủ không gian, đủ yên tĩnh, và đủ cách để đảm bảo sự riêng tư để nhân viên có thể tạo ra không gian làm việc hợp lý cho chính họ. Đồng bộ chẳng là gì theo quan điểm này. Bạn phải cười tươi và chấp nhận khi nhân viên treo tranh cũ hay để bàn làm việc bừa bộn hay di chuyển vật dụng khắp nơi để sắp đặt văn phòng của họ. Khi có quyền sắp đặt theo ý muốn, họ có thể loại bỏ nó khỏi tâm trí và tập trung cho công việc.

— Nguồn: Tom DeMarco, Timothy Lister (2014) Nhân liệu (Peopleware): Các dự án và đội ngũ hiệu quả, xuất bản lần 3.
— Bài được tập hợp tại Nhân liệu (Peopleware)