Peopleware – Chương 31: Họp hành, độc thoại và hội thoại

Một số tổ chức nghiện các cuộc họp đến nỗi công việc phải chiếm vị trí thứ hai. Họ tổ chức các cuộc họp không có mục đích và không có trạng thái kết thúc được xác định rõ ràng. Ở một khía cạnh khác, một số tổ chức sợ sự lãng phí của các cuộc họp đến mức họ từ chối sử dụng từ “H”. Điều này cũng có mặt trái của nó. Chính giữa là mặt bằng an toàn duy nhất.

Bệnh xơ cứng thần kinh

Khi các tổ chức già đi, thời gian họp tăng lên cho đến khi — trong giai đoạn cuối — không còn thời gian cho việc gì khác. Ít nhất là nó có vẻ như vậy. Lý do tại sao điều này xảy ra, thường là những lý do tốt, nhưng hiệu ứng vẫn có thể chậm lại đáng kể đến mức có thể nghe thấy rõ ràng sự vui mừng của đối thủ ở phía xa. Khi số lượng các bên được giao cho bất kỳ hành động nào tăng lên, số lượng cuộc họp tăng lên. Ngoài ra, các cuộc họp cung cấp khả năng được xuất hiện, một yếu tố cần thiết cho bất kỳ ai hy vọng vươn lên trong hệ thống phân cấp công ty lớn. Bạn không được chú ý bằng cách lắng nghe một cách cẩn thận, vì vậy bất kỳ ai ở đó để hiện diện đều có khả năng là một người nói nhiều. Những cuộc họp tồi tệ nhất có cảm giác giống như một đám đông của những túi gió không có ai lắng nghe và mọi người đang nói hoặc chờ đợi để phát biểu. Vì có quá nhiều người cần phát biểu, nên thời lượng cuộc họp tăng lên dường như không bị ràng buộc.

Máy tính xách tay và cuộc họp

Trong khi những người tiền nhiệm của chúng ta phải chịu đựng các cuộc họp tồi tệ mà không có bất kỳ phương tiện giải phóng nào, chúng ta có máy tính xách tay được kết nối của mình. Chúng ta có thể mở chúng ra khi mọi thứ trở nên buồn tẻ,. . . Rất tiếc, điều đó có thể là không khôn ngoan — tốt hơn là chỉ nên mở chúng vào đầu mỗi cuộc họp để không gửi tín hiệu khi Harry thức dậy rằng tất cả chúng ta đang trôi đi.

Vì vậy, bây giờ, cuộc họp buồn tẻ là cơ hội để đối phó với lũ email đang chờ trong Hộp thư đến hoặc có thể xem nhanh một vài trang Facebook hoặc gửi tin nhắn cho một tên khốn tội nghiệp nào đó đang bị mắc kẹt ở đây, ngồi ở phía bên kia bàn. Hoặc, thậm chí để làm một chút công việc…

Bây giờ chúng tôi đã lưu ý những gì công nghệ nâng cao có thể làm cho bạn, hãy đặt câu hỏi song song: Nó đã làm được gì cho cuộc họp? Làm cho nó tốt hơn, phải không? Hiệu quả hơn, hiệu quả hơn. Trở nên nghiêm trọng. Chắc chắn, có thể có một lúc nào đó trong cuộc họp khi một người quản lý nào đó gợi ý, “Một trong số các bạn có một chiếc máy tính xách tay mở, hãy truy cập Internet để tìm cho chúng tôi một số con số về mức độ lớn của khu vực thị trường này mà chúng ta đang nói đến [ít nhất là mà anh ấy đang nói đến] là năm nay và dự kiến ​​nó sẽ phát triển như thế nào trong tương lai gần.” Điều đó có thể xảy ra. Chỉ là không thường xuyên. Đối với mỗi lần tìm nạp thông tin thực sự là vi phạm những gì cuộc họp được cho là về, có lẽ có hàng nghìn thông tin hoàn toàn không liên quan.

Đây là điểm đáng chú ý: Công nghệ quá rõ ràng trong các cuộc họp ngày nay hoàn toàn không tạo điều kiện cho cuộc họp; nó chỉ cung cấp một lối thoát cho mọi người khỏi sự vô nghĩa của những gì đang xảy ra xung quanh họ. Những gì công nghệ nâng cao là sự khủng khiếp của các cuộc họp. Các cuộc họp của chúng ta ngày nay tồi tệ hơn so với thế hệ trước, bởi vì thế hệ trước mọi người sẽ không thể chịu đựng được chúng — họ sẽ nổi loạn.

Hành vi mà chúng ta cho là đương nhiên ngày nay sẽ khiến bạn bị sa thải cách đây một thế hệ.

Các cuộc họp độc lập

Một nếp nhăn hơi mới là standup meeting, thường được tiến hành trong một không gian trống (không có bàn hoặc ghế) với tất cả những người tham gia đều đứng. Lý thuyết là không ai cảm thấy quá thoải mái và vì vậy xu hướng chọc phá sẽ giảm đi. Có ý nghĩa đối với chúng tôi, nhưng theo quan điểm hoài nghi của chúng tôi, lợi ích tuyệt vời của giá đỡ là không ai có bề mặt để đặt máy tính xách tay, vì vậy tất cả chúng đều ở trạng thái đóng. Dù nguyên nhân là gì, các cuộc họp có xu hướng ngắn hơn và đó là một điểm cộng.

Ngay cả những thời gian ngắn có thể cản trở hiệu quả của tổ chức nếu họ thiếu mục đích và sự tập trung. Vậy mục đích và trọng tâm của một cuộc họp nên là gì? Điều đó sẽ phụ thuộc vào loại cuộc họp đó là gì.

Mục đích của việc họp hành

Một cuộc họp được gọi cụ thể để hoàn thành một việc gì đó có thể được gọi là cuộc họp làm việc. (Bạn có thể cho rằng những cuộc họp khác là những cuộc họp không làm việc. Tìm hiểu thêm về chúng trong phần tiếp theo.) Một cuộc họp làm việc thường được gọi để đi đến một quyết định. Ai nên được mời? Điều đó thật dễ dàng, những người cần phải đồng ý trước khi đưa ra quyết định. Không ai khác. Để đảm bảo không ai bị che mắt, điều cần thiết là cuộc họp làm việc phải có một chương trình phù hợp với mục đích của nó và nó phải bám sát chương trình đó. Do đó, không ai mạo hiểm bằng việc không tham dự vì họ tin tưởng rằng các vấn đề ngoài chương trình sẽ không được thảo luận. Không ai phải tham dự một cách phòng thủ.

Các cuộc họp làm việc có một đặc điểm quyến rũ. Bạn biết khi nào chúng hoàn thành. Khi đã đạt được quyết định thì không cần họp nữa. Trước khi đạt được, cuộc họp vẫn chưa hoàn tất.

Ý tưởng tương tự ngược lại: Nếu bạn có thể nói rõ ràng hành động nhóm nào kết thúc cuộc họp, thì đó là một cuộc họp làm việc. Nếu bạn không thể, thì không.

Nếu bạn áp dụng bài kiểm tra này cho cuộc họp tiếp theo mà bạn tham dự, bạn gần như chắc chắn sẽ kết luận rằng đó không phải là một cuộc họp làm việc. Không phải vì không có kết quả tương tác nhóm nào kết thúc cuộc họp. Những gì kết thúc cuộc họp là đồng hồ. Bây giờ là 10 giờ sáng, vì vậy cuộc họp kết thúc.

Nghi lễ

Một cuộc họp kết thúc bằng đồng hồ là một buổi lễ. Mục đích của nó không phải để quyết định bất kỳ điều cụ thể nào. Tất cả đều là FYI (Xin cho bạn biết). FYI thường diễn ra theo nghi thức: phần giới thiệu nhanh và thông báo của sếp, sau đó là các tương tác trực tiếp nối tiếp giữa sếp và từng cấp dưới. Tại bất kỳ thời điểm nào, hai người đều có liên quan. Những người khác trên danh nghĩa đang lắng nghe, nhấn mạnh vào danh nghĩa. Nếu họ mở máy tính xách tay, thì tiêu điểm của họ sẽ ở một nơi khác.

Buổi lễ là một chuỗi các cuộc trò chuyện, và các cuộc trò chuyện là một điều tốt. Điều không tốt như vậy là tất cả những người không nghe được đều bị nhốt trong phòng khi các cuộc trò chuyện diễn ra. Những người tin rằng các cuộc họp nên được thay thế bằng các cuộc trò chuyện quan sát thấy rằng cuộc họp một với một cũng có thể diễn ra ở một nơi khác với tất cả những người tham gia còn lại được giải phóng để làm công việc thực sự.

Đôi khi có nhu cầu thực sự về nghi lễ ở nơi làm việc. Một buổi lễ có thể được gọi là để kỷ niệm một số thành tựu, đưa ra một sự thay đổi chiến lược về phương hướng, hoặc để đánh giá một dự án khi kết thúc. Tất cả những nghi lễ chính đáng này hơi khác thường. Đó là điều khiến họ trở nên chính đáng. Đó là nghi lễ thông thường cần được nghi ngờ. Ví dụ về một buổi lễ thông thường là cuộc họp trạng thái hàng tuần (hoặc hàng ngày!), Với mười hoặc hai mươi người bị nhốt trong phòng thay phiên nhau nói chuyện với ông chủ.

Quá nhiều người

Việc tham dự các cuộc họp làm việc chỉ giới hạn ở những người tham gia có quyền lợi, càng ít càng tốt. Sự tham dự của các cuộc họp nghi lễ không bị giới hạn ở tất cả. Bất kỳ ai mà người phụ trách cho là mong muốn sẽ có mặt ở đó, càng vui hơn. Tầm quan trọng của người gọi cuộc họp được phản ánh ở quy mô của nhóm, do đó, động cơ khuyến khích là làm cho nó lớn.

Ảo tưởng về “tổ chức mở” làm cho nó trở nên tồi tệ hơn:

Khách hàng mới của tôi, nhìn từ bên ngoài, trông giống như một công ty khởi nghiệp công nghệ non trẻ, có thể là Apple của thế hệ tương lai. Ở bên trong, nó trông rất khác. Tại cuộc họp nơi tôi được giới thiệu, mọi người quản lý đều có mặt. Tôi nghĩ rằng tất cả họ ở đó vì tôi, và được tâng bốc một cách xứng đáng. Nhưng liên tiếp các cuộc họp trong vài ngày sau đó đều giống nhau: tất cả các nhà quản lý đều có mặt. Một trong những điều có xu hướng xảy ra tại các cuộc họp (bất kể chủ đề danh nghĩa là gì) là nhân viên được luân chuyển từ dự án này sang dự án khác. Không có nhà quản lý nào dám bỏ lỡ một cuộc họp vì sợ rằng người của họ sẽ bị chèn ép. Họ bào chữa cho việc tham dự quá đông bằng cách giải thích một cách tự hào rằng họ là một tổ chức cởi mở. Lời giải thích thực sự là tham gia phòng thủ.
—TDM

Đây chỉ là phép toán cơ bản, nhưng đáng nói: Chi phí của cuộc họp tỷ lệ thuận với số người tham dự. Một trong những khách hàng của chúng tôi, một giám đốc của Apple, đưa ra quan điểm là phải giải phóng ít nhất một người vào đầu mỗi cuộc họp. Cô ấy cho phép người được rời cuộc họp có cơ hội đưa ra tuyên bố nhanh chóng. Cô ấy nói rõ rằng sự lựa chọn của cô ấy về người được rời cuộc họp không phải là sự vô dụng tương đối của người đó, mà là tầm quan trọng của công việc mà người đó sẽ làm thay vì ngồi vào.

Cuộc họp mở

Nếu bạn đã từng tham dự một hội nghị chuyên nghiệp hoặc đại hội, bạn có thể đi đến kết luận giống như những người khác: Các buổi học và thuyết trình trên giấy có thể là một công việc vặt, trong khi giá trị thực sự của trải nghiệm nằm ở các điểm xen kẽ, các khu vực chung trước và sau mỗi buổi nói chuyện, cà phê nghỉ giải lao, dùng bữa trưa, đồ uống và / hoặc bữa tối với những người tham dự khác. Với suy nghĩ này, một số người khéo léo đã nảy ra ý tưởng về “không gian mở”. Một hội nghị Không gian mở về cơ bản là tất cả các giờ nghỉ giải lao và ăn trưa. Nó phức tạp hơn thế một chút, nhưng bạn sẽ hiểu. Không có phiên họp chính thức; đó là tất cả về mạng lưới.

Ý tưởng tương tự có thể hữu ích trong việc lập kế hoạch cuộc họp. Là một nhân viên mới của một tổ chức tham gia các cuộc họp Không gian mở, trải nghiệm của bạn về điều đó có thể như sau: Bạn nhận được thư từ sếp của mình thông báo về một cuộc họp nhân viên lúc 9 giờ sáng. vào thứ Sáu. Bạn xuất hiện lúc 8:30, uống một tách cà phê và ngồi xuống với một trong những người mới mà bạn vừa gặp để bắt chuyện trong cuộc trò chuyện của ngày hôm trước. Ai đó khác tham gia cuộc trò chuyện của bạn và giới thiệu được thực hiện. Cô ấy biết về những gì bạn đã được giao và cho bạn biết điều gì đó về kinh nghiệm của riêng cô ấy trong lĩnh vực này.

Ông chủ hiện đang ở trong phòng và bạn đi lang thang để chứng tỏ rằng bạn đang ở đó. Anh ấy giới thiệu bạn với một nhân viên từ một dự án đồng minh sử dụng cùng một phần cứng mà bạn đã được chỉ định. Hai bạn trao đổi địa chỉ e-mail và đồng ý hẹn nhau đi ăn trưa làm việc sau đó cùng ngày. Bạn tình cờ nghe được một cuộc trò chuyện về điều gì đó luôn khiến bạn thích thú và bạn tiến lại gần hơn để nghe nhiều hơn, tự hỏi liệu những người tham gia có ồ lên khi có sự hiện diện của một người lạ không. Họ không. Họ tập hợp bạn lại, giới thiệu và bắt kịp bạn về những gì họ đang nói.

Bây giờ đã tốt sau 9 giờ, nhưng cuộc họp vẫn chưa được bắt đầu. Bạn đến bàn tiệc tự chọn để lấy một ly cà phê khác và dừng lại ở đó để trò chuyện với một người nào đó trong nhóm hỗ trợ. Cuối cùng, vào lúc 9:20, ông chủ vỗ tay cho sự chú ý và nói, “Điều này thật tuyệt. Cảm ơn mọi người đã đến. Hẹn gặp lại các bạn vào tuần sau — cùng một lúc, cùng một địa điểm.” Sau đó anh ta bỏ đi…

Bạn vừa có trải nghiệm Không gian mở đầu tiên của mình. Không có một cuộc gặp gỡ thực sự nào, chỉ là một cuộc giao tranh lớn.

Kê đơn để điều trị một tổ chức nghiện hội họp

Bạn không thể thay đổi thế giới phía trên mình, nhưng có thể thay đổi khu vực của chính mình và cuộc sống của những người làm việc bên cạnh và bên dưới mình. Những thay đổi rất dễ mô tả nhưng khó có hiệu lực. Mục tiêu là loại bỏ hầu hết các cuộc họp mang tính chất nghi lễ và dành thời gian cho cuộc trò chuyện riêng tư, hạn chế tham dự các cuộc họp làm việc và áp dụng câu “Điều gì kết thúc cuộc họp này?” kiểm tra từng cái. Thay vì các buổi lễ, hãy khuyến khích mạng Không gian mở để mọi người có cơ hội tương tác phi cấu trúc. Quan trọng nhất, hãy hạn chế nhu cầu của riêng bạn đối với sự được công nhận từ các cuộc họp nghi lễ.

— Nguồn: Tom DeMarco, Timothy Lister (2014) Nhân liệu (Peopleware): Các dự án và đội ngũ hiệu quả, xuất bản lần 3.